Informacje wstępne
Szanując prawo do prywatności osób, które powierzyły spółce pod firmą PFR Nieruchomości S.A. z siedzibą w Warszawie (00-032), ul. Przeskok 2, wpisanej do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000494251, posiadającej NIP: 7010412096, z kapitałem zakładowym w wysokości 68.500.000 zł, wpłaconym w całości (dalej „PFRN”) swoje dane osobowe, pragniemy zadeklarować, że pozyskane dane przetwarzamy zgodnie z krajowymi i europejskimi przepisami prawa oraz w warunkach zapewaniających ich bezpieczeństwo, czyli ich poufność, dostępność, integralność i rozliczalność prowadzonych działań. Chcąc zapewnić transparentność realizowanych przez siebie procesów przetwarzania danych, przedstawiamy obowiązujące w PFRN zasady ochrony danych osobowych, ustanowione na gruncie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”).
Administrator danych
Administratorem, czyli podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania danych osobowych jest PFR Nieruchomości S.A. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Przeskok 2, W sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych mogą się Państwo z nami skontaktować również mailowo pod adresem poczty elektronicznej: pfrnieruchomosci@pfr.pl
Pozyskanie danych i cel ich przetwarzania
PFRN to podmiot, którego zadaniem jest wspieranie rozwoju gospodarczego kraju i podnoszenie jakości życia Polaków, w tym zwiększenie dostępności mieszkań na wynajem, także dla słabiej uposażonych rodzin.
Właścicielem nieruchomości podlegającej wynajmowi i administratorem danych najemców jest spółka celowa, jednakże obsługą najemców nieruchomości w imieniu wynajmującego zajmuje się na podstawie stosownej umowy, w tym umowy powierzenia przetwarzania danych PFRN.
PFRN, realizując swoje funkcje biznesowe, przetwarza dane osobowe jako administrator danych w następujących celach:
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna oraz okres przechowywania danych | Prawnie uzasadniony cel, jeśli występuje |
| Zawarcie i wykonanie umowy z kontrahentem | Art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO Przez czas trwania umowy, a po zakończeniu jej obowiązywania do czasu upływu terminów przedawnienia wynikających z niej roszczeń, co do zasady 3 lata, maksymalnie 6 lat. | PFRN w związku z działaniami podjętymi w celu zawarcia umowy lub jej realizacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/współpracownikami klientów i kontrahentów. |
| Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami prawnymi | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO Przez czas trwania postępowań w zakresie dochodzonych roszczeń, tj. do czasu ich prawomocnego zakończenia, a w przypadku postępowań egzekucyjnych do czasu ostatecznego zaspokojenia dochodzonych roszczeń. | Administrator w związku z dochodzeniem roszczeń lub obrony przed roszczeniami prawnymi w uzasadnionym celu może przetwarzać dane pracowników/ współpracowników kontrahentów. |
| Archiwizowanie dokumentów, tj. umów i dokumentów rozliczeniowych | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO Przez okresy wskazane przepisami prawa, a jeżeli co do określonych dokumentów nie są one wskazane, przez czas, kiedy ich przechowywanie mieści się w ramach prawnie uzasadnionego celu administratora regulowanego czasem możliwego dochodzenia roszczeń. | |
| Prowadzenie statystyk | Art. 6 ust. 1 lit f RODO Do czasu prowadzenia innej, wskazanej w niniejszej tabeli operacji przetwarzania. Nie przechowujemy danych osobowych wyłączne dla celów statystycznych. | Posiadanie informacji o statystykach prowadzonych przez Administratora działań pozwala na usprawnienie prowadzonej działalności. |
| Prowadzenie działań marketingowych bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznej | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO Do czasu wniesienia sprzeciwu, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcą Państwo pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach. | Prowadzenie działań marketingowych, promujących prowadzoną działalność. |
| Prowadzenie działań marketingowych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO Działania te ze względu na inne obowiązujące przepisy, w szczególności ustawę prawo telekomunikacyjne i ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prowadzone są na podstawie posiadanych zgód. Do czasu lub wycofania zgody, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcecie Państwo pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach, a po jej odwołaniu na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na PFRN i związanych z nimi roszczeniami (do 6 lat od odwołania zgody). | Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność z wykorzystaniem adresów e-mail i numerów telefonów. |
| Kontrola dostępu, w tym monitoring na terenie administratora danych w celach podniesienia bezpieczeństwa pracowników i ochrony mienia oraz zachowania tajemnicy informacji. | Art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO Do czasu wniesienia sprzeciwu, nie dłużej niż rok czasu. Nagrania obrazu przetwarzane są wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowywane przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu, wówczas do czasu prawomocnego zakończenia postępowania lub do czasu wniesienia sprzeciwu. | Prowadzenie kontroli dostępu dla osób przebywających na terenie administratora jest jego uzasadnionym celem, a w przypadku pracowników wynika z przepisu prawa (art. 222 KP). Administrator danych może uzyskiwać podstawowe dane pracownika/ współpracownika (imię i nazwisko, miejsce zatrudnienia lub współpracy, nr telefonu oraz w określonych sytuacjach nr dokumentu ze zdjęciem) przed przybyciem osoby, której dane dotyczą od podmiotu, u którego ta osoba jest zatrudniona lub współpracuje. |
| Prowadzenie rekrutacji | Art. 6 ust. 1 lit. a, lit. c i lit. f RODO Do 6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku wyrażonej zgody na dalsze procesy rekrutacyjne nie dłużej niż rok. | Administrator bez dodatkowej zgody osoby, której dane dotyczą może przechowywać dane kandydatów do pracy, którzy nie zostali zatrudnieni jeszcze do 6 miesięcy po zakończeniu procesu rekrutacji w ramach uzasadnionego celu administratora ze względu na to, że zatrudniony pracownik/współpracownik może nie sprawdzić się na stanowisku pracy lub może zrezygnować. |
| Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i współpracownikami | Art. 6 ust. 1 lit. a, lit. b, lit. c oraz lit. f RODO Art. 9 ust. 2 lit. b RODO Zgodnie z obowiązującymi przepisami obligującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, tj. akta osobowe przez lat 50, w niektórych przypadkach przez lat 10. 10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, będzie stosowany dla wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. W przypadku pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. dokumentacja związana ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika będą przechowywane przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych, a także raporty te faktycznie złoży.Jeśli okres przechowywania wybranych dokumentów będzie krótszy, administrator będzie przestrzegał tego krótszego terminu. W przypadku umów cywilnoprawnych umowy te będą przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia wynikających z nich roszczeń. | Administrator wykorzystuje wizerunek jedynie na podstawie zgody pracownika/ współpracownika. |
| Prowadzenie formularza kontaktowego na stronie www | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO | Udzielanie odpowiedzi na zgłoszenia i zapytania kierowane z wykorzystaniem formularza kontaktowego lub w innej formie, w tym przechowywanie newralgicznych wniosków i udzielonych odpowiedzi celem zachowania zasady rozliczalności. |
Jeżeli terminy właściwe dla dochodzenia ewentualnych roszczeń są krótsze niż okresy przechowywania dokumentów rozliczeniowych dla celów podatkowych, dokumenty te będziemy przechowywać przez czas niezbędny dla celów podatkowo-rozliczeniowych, a więc przez 5 lat od zakończenia roku, w którym zaktualizował się obowiązek podatkowy.
Odbiorcy danych
W związku z prowadzoną działalnością PFRN będzie ujawniać Państwa dane osobowe następującym podmiotom:
- organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa,
- podmiotom wspierającym nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcom zewnętrznych systemów teleinformatycznych wspierającym naszą działalność, podmiotom audytującym naszą działalność, podmiotowi świadczącemu usługi księgowe lub podmiotom współpracującym z PFRN w ramach kampanii marketingowych, przy czym takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy z PFRN i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami,
- bankom w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń.
Uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych i dobrowolność podania danych
Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez PFRN, przysługuje prawo do:
- dostępu do swoich danych osobowych,
- sprostowania swoich danych osobowych,
- usunięcia swoich danych osobowych,
- ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych,
- przenoszenia swoich danych osobowych.
Więcej informacji o prawach osób, których dane dotyczą, dostępnych jest w art. 12-23 RODO, którego tekst można znaleźć pod adresem: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679
Ponadto osobie, której dane są przetwarzane przez PFRN, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, więcej informacji pod adresem: https://uodo.gov.pl/pl/p/skargi
Czy musisz podawać swoje dane osobowe?
Podanie danych jest niezbędne do zawarcia umów i rozliczenia prowadzonej działalności oraz wywiązania się przez PFRN z wymogów prawa. W pozostałym zakresie (w szczególności w celu przetwarzania przez PFRN danych
w celach marketingowych) podanie danych jest dobrowolne.
Przekazywanie danych do państw trzecich
Dane będą przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego, z uwagi na wykorzystywane rozwiązania teleinformatyczne.
Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany
Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, miałyby być spowodowane inne skutki prawne lub w inny sposób miałoby to istotnie wpływać na naszych klientów, kontrahentów oraz ich pracowników/współpracowników.